Как организовать конференцию: 7 советов от эксперта
Конференция – один из проверенных способов усилить имидж компании и закрепить за ней образ эксперта. Чтобы помочь вам разобраться в тонкостях проведения мероприятий и избежать ошибок, мы поговорили со специалистом по их организации - Алёной Лебедевой. Ниже передаем всё, о чем Алёна поведала нам.
Алёна Лебедева
Имеет суперский опыт работы одним из организаторов фестивалей «Ural Music Night», «Старый Новый Рок на "Волне"» и «ГикКон».
1
Определяем целевую аудиторию и ее потребности.
Алёна считает, что подготовка начинается с ответа на вопросы: «Для чего вы собираетесь организовать конференцию?» и «Для кого вы ее делаете?» Чтобы ответить на них, нужно понять, кто ваша целевая аудитория. Какая она, кто в нее входит, чем она живет? Четкий портрет ЦА определит время, место, тематику и продолжительность мероприятия. От нее зависит буквально всё, потому что вы проводите событие не для себя, а для людей, которые на него придут. Важно, чтобы оно понравилось именно им, только в этом случае оно принесет пользу и вашей компании.
2
Начинаем планирование.
Составьте конкретный и подробный план ваших действий, которому вы будете следовать в процессе подготовки к конференции. Вот пункты, которые в нем стоит отразить:

  • Задачи – желательно, чтобы они были сгруппированы в тематические блоки, например: техническое оснащение площадки, организация кофе-брейков, налаживание каналов коммуникации.
  • Специалисты – список людей, которых вы привлечете для решения ваших задач.
  • Сроки – точные и приблизительные даты, к которым должна быть решена каждая из задач.
  • Спикеры и их требования – список спикеров и того, что необходимо им предоставить для комфортной работы, иногда спикеры имеют свой райдер.
  • Ход PR-компании - продумайте, как вы будете продвигать мероприятие и привлекать людей, каким оно должно предстать перед глазами СМИ, составьте пошаговый план действий.
  • Продажа билетов – как, через кого, по какой стоимости и в каких количествах вы будете распространять билеты на конференцию.

Составить подробный грамотный план – это уже половина успеха мероприятия.
Важно сформировать смету и спланировать бюджет. Смета – это тот же план действий, выраженный в деньгах. Прописывать в смете нужно все пункты, каждую мелочь.
После решите, какую часть расходов вы готовы взять на себя, а какую закрыть за счет привлечения партнеров и спонсоров.
Алёна Лебедева
Организатор
3
Привлекаем партнеров.
Вы можете сотрудничать как на коммерческой, так и на бартерной основе.
Первое, что необходимо учесть при выборе партнеров – целевую аудиторию - ЦА вашего мероприятия и ЦА партнера должны совпадать.

Второе – не забывайте о сути партнерства, которая заключается не только в том, чтобы закрыть пункты сметы за счет другой компании, но и в обоюдных профитах от мероприятия. Подумайте, что вы хотите от ваших партнеров и что можете предложить взамен, а после составьте партнерский пакет, в котором будут четко прописаны обязанности сторон.

Вы можете сотрудничать как на коммерческой, так и на бартерной основе. Как минимум, за предоставляемые услуги, например, кейтеринга, вы предлагаете компании несколько пригласительных на мероприятие, размещение её логотипа на полиграфической продукции (пресс-волл, блокноты, футболки, раздаточные материалы) и устное упоминание партнера модератором конференции.
Когда вы ищете партнеров, руководствуясь лишь экономическими соображениями, то помните, что в итоге это будет неудачное одноразовое партнерство, которое пройдет незаметно и для вас и для них. На дальнейшую работу с этими компаниями можете не рассчитывать, если, конечно, они не готовы бездумно тратить ресуры.
Алёна Лебедева
Организатор
4
Формируем программу.
Для контроля мероприятия потребуется прописать сценарий. В нем должно быть четкое расписание всех действий на конференции, в том числе и то, когда и как гости попадают в зал, выходят из него и идут в следующий. Не забудьте про отдельный сценарий для технических специалистов, чтобы они понимали, когда какую презентацию ставить или сколько рабочих микрофонов должно быть в каждом зале. И обязательно проговорите сценарий с ведущим мероприятия.

Проверьте устные упоминания спонсоров и партнеров, расставьте правильные ударения на именах и фамилиях спикеров, обозначьте ведущему, что говорить нельзя и подумайте, чем займутся гости в перерывах.
Если ваша ЦА ограничена одним городом, то конференцию лучше проводить во второй половине рабочей недели с утра. Если же вы планируете привлечь участников из других городов, то назначайте мероприятие на выходной день со сбором гостей не раньше 11:00, чтобы люди успели комфортно доехать до места.
5
Готовим спикеров.
Состав спикеров напрямую зависит от тематики конференции и ее ЦА. Лучше привлекают аудиторию спикеры-практики, в докладах которых есть реальные кейсы. Составьте список спикеров, которые подходят под формат и тему конференции, разошлите им приглашения. Когда вам ответят, можно начинать работу над презентацией каждого. Это важно, чтобы понять, сколько времени спикеру потребуется на подготовку, доклад и вопросы аудитории, какое оборудование потребуется и нужна ли ему помощь в бронировании гостиницы и авиабилетов.
Алёна Лебедева
Организатор
Постарайтесь сделать программу динамичной.
Чтобы слушатели не уснули, нужно сделать программу мероприятия динамичной. Для этого:

  • Сгруппируйте доклады спикеров по тематикам, чтобы можно было организовать разные потоки гостей по интересующим их направлениям.
  • В большие залы ставьте хэдлайнеров отдельно, без параллельно идущих выступлений.
  • Сбалансируйте время для выступлений и время для перерывов – организуйте все так, чтобы люди не были перегружены информацией и могли свободно попасть в туалет или перекусить.
Когда конференция посвящена одной теме и вы зовете на нее специалистов в определенной области, то местами доклады могут повторять друг друга. Чтобы такие пересечения не обнаружились во время мероприятия, ознакомьтесь с тезисами каждого спикера заранее. В случае совпадений, попросите внести изменения.
6
Ищем площадку и готовим кофе-брейки.
Площадка для конференции должна быть просторной и удобной, но еще важнее – её техническое оснащение. Например, если у площадки не будет нужного оборудования, то вам придется брать его в аренду, а это – дополнительная статья в бюджете. Выгоднее выбрать место, где уже все есть: от достаточного количества розеток, до звукового оборудования и Wi-Fi.
За несколько дней до мероприятия, устройте с техником генеральный прогон, предварительно уточнив у спикеров корректность версий презентаций, которые они предоставили. Определите, кто на площадке будет отвечать за работу техники. Будет ли это сотрудник площадки, или вам придется нанимать отдельного специалиста.
Алёна Лебедева
Организатор
Чтобы польза от конференции была максимальной, увековечьте ее на видео. Для этого стоит позаботиться о качественной видеозаписи с хорошим звуком. Полезно также устроить прямую трансляцию мероприятия в социальных сетях вашей компании.

Что касается кофе-брейков, то вы можете выбрать кейтеринговую компанию, которая предоставит качественную еду и напитки, а также поможет с сервировкой, уборкой и обслуживанием фуд-корта. В идеальном варианте, у кейтеринговой компании должно быть свое оборудования и логистика.
7
Продвигаем мероприятие.
Не запускайте в печать ничего без окончательного согласования со всеми партнерами, иначе вы рискуете потерять много денег и времени на переделку.
У каждого мероприятия есть свой фирменный стиль. Он должен быть и у вашего. Это поможет сформировать бренд, сделать проект узнаваемым и получить бесплатную рекламу. Разработайте список носителей своего фирменного стиля: раздаточные материалы, пресс-волы, бейджы, афиши, таблички, оформление презентаций и прямых трансляций. Наймите команду дизайнеров, которые помогут вам в этом. И не забывайте про партнеров, логотипы которых вы будете интегрировать в свою полиграфию.

Что касается продвижения в социальных сетях, то здесь разумно было бы нанять специалиста по SMM. Доверьтесь профессионалам, которые знают свое дело.
Вы же не будете резать бутерброды для кофе-брейков у себя на кухне, а воспользуетесь услугами кейтеринговой компании. Вот и в продвижении экономить и хитрить не стоит.
Когда мероприятие пройдет, помните, что для вас, как организатора, фактическая дата завершения не означает окончание вашей работы. После конференции полезно обсудить с коллегами и партнерами итоги события, выявить ошибки, которые вы будете избегать в дальнейшем.
Проанализируйте отзывы и комментарии участников в социальных сетях, получите обратную связь от спикеров, составьте отчеты, подбейте смету, опубликуйте пост-релиз, разошлите благодарственные письма тем, кто помогал вам в организации. И обязательно разошлите фотоотчет и материалы спикеров (с их согласия) участникам конференции.
Алёна Лебедева
Организатор
Как вам публикация?